Què és un ERP i per a què serveix?
El programari ERP és una eina utilitzada per les empreses que pot integrar tots els processos necessaris per a dirigir una empresa.
En els últims anys, les solucions ERP han evolucionat i moltes d’elles són ara bàsicament aplicacions web on els usuaris poden accedir de manera remota.
En poques paraules, estan destinats a servir a tots els departaments d’una empresa per a obtenir els millors resultats empresarials.
Però, què significa exactament aquest terme i com funcionen els sistemes ERP? Continua llegint per a conèixer més sobre les seves característiques bàsiques i les seves funcions.
Què significa ERP?
ERP són les sigles de “Enterprise Resource Management”, el sistema consolidat de recopilació i organització de dades empresarials mitjançant un conjunt de programes informàtics integrats.
El programari ERP conté aplicacions que automatitzen les funcions empresarials com la producció, l’estimació de les vendes, la comptabilitat i moltes altres més.
En termes simples, el ERP facilita les operacions empresarials en tots els departaments.
Les solucions de ERP milloren la forma en què s’administren els recursos d’una empresa, ja sigui en la gestió de matèries primeres per a la fabricació com en les de personal per als recursos humans.
Hi ha moltes més definicions de ERP, que varien segons si estan destinades a desenvolupadors, proveïdors o mitjans tecnològics.
Com funciona un ERP
L’objectiu principal d’un sistema ERP és que tothom treballi a partir de les mateixes dades, en lloc dels sistemes de bases de dades independents amb fulls de càlcul desconnectats.
D’aquesta manera, amb un sistema d’emmagatzematge de dades segur i centralitzat, tothom dins d’una organització pot estar segur que les dades són correctes, estan actualitzats i són l’última versió.
En la pràctica, això significa que els empleats de les diferents divisions – per exemple, comptabilitat i vendes – poden confiar en les mateixes dades per a les seves necessitats específiques.
Per a què s’utilitza un ERP
Els sistemes de planificació de recursos empresarials són utilitzats per empreses que busquen gestionar les seves funcions empresarials dins d’un sistema centralitzat i integrat.
Normalment els fan servir les empreses que treballen dins de la cadena de subministrament per a ajudar a mantenir un seguiment de totes les parts actives de la fabricació i la distribució.
No obstant això, un ERP pot ser utilitzat per diferents indústries, incloent-hi empreses de la salut, organitzacions sense ànim de lucre, la construcció, l’hostaleria, entre altres.
En definitiva, les empreses que necessiten administrar el seu personal, els seus clients i el seu inventari poden confiar en els beneficis del ERP.
Al cap i a la fi, un ERP emmagatzema totes les dades introduïdes en una única base de dades, la qual cosa permet que tots els departaments treballin amb la mateixa informació.
A més, totes aquestes dades poden ser organitzades, analitzadess i convertides en informes.
Aquest sistema reuneix en una sola aplicació la gestió dels clients, els recursos humans, la intel·ligència empresarial, la gestió financera, l’inventari i les capacitats de la cadena de subministrament.
Tipus de sistemes ERP
El tipus de sistema que millor s’adapti a la teva empresa dependrà de la grandària de la mateixa i de les funcions que donin suport als seus requisits empresarials.
Com a resultat de diverses dècades de desenvolupament, avui dia es disposa de nombroses solucions de programari per a la planificació de recursos empresarials.
Les empreses poden seleccionar i adquirir mòduls de planificació de recursos empresarials segons les seves demandes i necessitats individuals.
Una de les classificacions sobre tipus de ERP que es pot realitzar, vindria determinat segons el seu allotjament.
Existeixen diverses solucions que explico a continuació:
ERP en el núvol (Cloud)
Les empreses que necessitin la màxima flexibilitat haurien d’utilitzar una solució de planificació de recursos empresarials basada en el núvol.
L’avantatge exclusiu de les solucions en el núvol resideix en l’accés mundial que permet.
No importa si els empleats es troben en la seu central a Barcelona, de vacances a Cancun o en un viatge de negocis a Alemanya.
Per a accedir al sistema ERP només es necessiten els dispositius finals adequats (ordinador portàtil, smart phone, tauleta, etc.) i, per descomptat, una connexió estable i segura a Internet.
La solució està perfectament adaptada a l’ús en dispositius mòbils.
Altres avantatges són l’alt nivell de seguretat, el bon servei prestat per les empreses i la possibilitat de provar versions de demostració gratuïtes.
Aquest sistema de planificació de recursos empresarials és especialment adequat per a les empreses més petites, per a les quals la flexibilitat i la rapidesa de reacció són un factor decisiu per a garantir la seva supervivència en un mercat competitiu.
No obstant això, qualsevol empresa, independentment de la seva grandària, pot beneficiar-se d’aquest sistema.
ERP local
La versió local d’un ERP és ideal per a grans empreses o grups d’empreses que donen importància a una solució instal·lada en l’empresa.
L’accés mundial a través d’Internet no és possible de manera automàtica. Per a l’ús mòbil, per exemple, és necessari establir en primer lloc els requisits tècnics previs. A canvi, la propietat de les dades roman en mans de l’empresa.
L’empresa és totalment independent en les seves decisions sobre el que els succeeix.
D’altra banda, l’empresa també és responsable de les actualitzacions, la renovació dels components de maquinari i la seguretat dels servidors. Òbviament, això vincula els recursos en el departament de TI.
Solucions híbrides
Un sistema ERP híbrid combina el millor de les dues solucions de programari esmentades anteriorment.
D’una banda, un gran subsistema funciona localment en l’empresa, és a dir, en les instal·lacions. D’altra banda, també es pot accedir a determinades àrees a través del núvol.
Social ERP
Aquesta és una solució que també inclou les cada vegada més importants xarxes socials.
Això facilita encara més el contacte amb els clients (potencials) als quals els agrada comunicar-se a través de Facebook i altres plataformes.
Especialment els joves poden ser atesos amb facilitat i d’una forma apropiada per a aquest públic objectiu.
Conclusions
Si el creixement d’una empresa s’ha estancat o si els seus recursos no s’estan utilitzant de manera eficient com podrien, un sistema ERP pot ser la millor solució.
En realitat, es té una millor percepció del rendiment d’una empresa, ja que aquest programari combina diversos processos diferents en un sol sistema.
Estalvia molt temps i molts maldecaps perquè, no s’han de reunir informes de cada operació per separat.
La utilització de l’arquitectura del sistema integrat elimina la necessitat que s’utilitzin múltiples sistemes diferents dins de l’empresa i es consolidi en el mateix sistema en múltiples geografies.
La utilització d’un sistema ERP permet l’accés a una multitud d’informació de l’empresa.
També, tendeix a tenir més precisió i rellevància perquè tot prové d’una font, no de múltiples fonts.
El sistema de planificació dels recursos proporciona a l’empresa diverses eines de presentació d’informes, generant informació actualitzada de manera ràpida i fàcil d’utilitzar.